Assistante Office Manager

Overview

Job Location:
Paris, France

Ton role

Nous recherchons un (e) assistante Office manager – expérimenté (e) pour rejoindre notre bureau de Paris. Dans ce rôle, vous ferez partie intégrante de l'expérience de nos employés et de nos clients, en prenant la responsabilité non seulement des équipes que vous soutenez, mais également les bureaux dans lequel nous travaillons.

Vous évoluerez dans un environnement en évolution rapide où la clé du succès est la proactivité et la communication. Vous pourrez vous acclimater rapidement à notre culture, vous adapter à nos différents leaders et naviguer à votre guise dans nos différents réseaux de ressources et de connaissances. La capacité à jongler avec plusieurs échéances à court et à long terme est indispensable, tout comme la priorisation continue. Vous serez un bâtisseur de relations naturel, capable de communiquer avec des collègues à tous les niveaux.

Que vas tu faire

• Collaborer avec le responsable du studio pour planifier et agir sur les priorités commerciales, les initiatives du studio et les projets à plus long terme
• Gestion quotidienne du studio, y compris le planning du personnel, l'organisation des réunions du studio, mise à jour du tableau de staffing, les feuilles de temps, les demandes de congés, etc.
• Promouvoir les événements qui se déroulent au sein du bureau et faciliter la participation
• Implication dans l'intégration des nouvelles recrues dans le studio
• Coordination de l'agenda pour les directeurs et autres membres seniors du personnel, impliquant une excellente communication avec les clients
• Organiser les voyages internationaux et nationaux pour tous les membres du studio
• Gestion des notes de frais pour le Studio Leaders/Principals
• Mettre à jour les présentations à l'aide d'InDesign
• Gestion de la toutes correspondances liées aux projets
• Responsable du rangement et de l'entretien d'un studio, y compris les relations avec les différents partenaires et des mises à jour des zones d'affichage
• Répondre, filtrer et diriger les appels de manière appropriée, traiter toutes les requêtes de manière professionnelle
• Rencontrer et saluer tous les visiteurs, offrir de l'aide et fournir des rafraîchissements, le cas échéant
• Mise à jour des coordonnées des fournisseurs dans la base de données dans la base de données
• Inventaire, conseil et gestion des commandes de fournitures
• Travailler en étroite collaboration avec les différents intervenants pour maintenir un environnement de travail propre, rangé et impeccable
• Aider à résoudre les problèmes et les demandes d'entretien des bâtiments, des installations en collaboration avec le / la  gestionnaire des installations et du bâtiment
• Répondre aux besoins postaux et aux livraisons

Vos qualités

• Capacité à effectuer plusieurs tâches dans un environnement en évolution rapide avec un sens aîgu des urgences et de professionnalisme
• Minimum de 2 ans + expérience dans un rôle similaire
• La maîtrise du français et de l'anglais est essentielle
• Excellente attention aux détails, compétences reconnues en organisation et en gestion du temps
• Expérience en gestion de voyages
• La maîtrise de Photoshop/Bluebeam et Indesign serait un plus
• Connaissance de Workday et Salesforce est un atout supplémentaire   
• Excellentes capacités de communication verbales et écrites
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Exigent (e) et capacité à prendre des responsabilités rapides pour l’équipe
• Capacité à comprendre et à promouvoir notre culture
• Curiosité sur le travail et les attentes de vos collègues
• Énergique et positif (ve) dans vos actions du quotidien
• Flexibilité et volonté de s'impliquer dans des domaines qui pourraient ne pas faire partie de vos principales responsabilités
• Expérience dans l'interaction avec le personnel et la clientèle
• Capacité à anticiper les besoins et à agir de manière proactive
• Flexibilité et polyvalence
• Un sentiment de fierté pour offrir un service client de qualité et conviviale et accueillant
• BTS – Bac +2 (minimum)
• Envie d’évoluer au sein d’une entreprise mondiale

La vie à Gensler

Nous encourageons chaque personne chez Gensler à mener une vie saine et équilibrée. Nos avantages sociaux comprennent, mutuelle, prévoyance et bonus semestriels.

Dans le cadre de l'engagement de l'entreprise envers le développement professionnel, Gensler offre le remboursement pour certaines qualifications professionnelles et des frais de renouvellement et d'examen associés. De plus, nous remboursons les frais de scolarité pour certains programmes ou cours admissibles. Nous considérons nos programmes de perfectionnement professionnel comme des investissements stratégiques dans notre avenir.

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Your Role

We are seeking an experienced Assistante Office manager to join our Paris office. In this role, you will be integral to the experience of both our employees and our clients, taking responsibility not only for the teams you support but also for the space that we work in.    

You will thrive in a fast-paced environment where the key to success is proactivity and communication. You’ll be able to quickly acclimatise to our culture, adapt to our various leaders and navigate your way around our various resources and knowledge networks. The ability to juggle multiple short and long term deadlines is a must, as is continual prioritisation. You will be a natural relationship-builder, able to communicate with colleagues at all levels. 

What You Will Do

• Partner with the studio leader to plan and act on business priorities, studio initiatives and longer-term projects
• Day-to-day running of the studio, including staff whereabouts, arranging studio meetings, staffing, timesheets, time off requests etc.
• Promote events happening within the office and facilitate participation
• Support the onboarding of new hires into the studio
• Diary coordination for Principals and other Senior members of staff, involving high level client communication
• Make complex international travel arrangements for all studio members
• Complete expenses for Studio Leaders/Principals
• Update presentations using InDesign
• Assemble and distribution of project-related correspondence
• Responsible for tidying and maintaining a pristine studio, including regular walkthroughs and updates of display areas
• Answering, screening and directing calls, handling all queries in a professional manner
• Meet and greet all visitors, offering assistance and providing refreshments as appropriate
• Book and provide meeting catering requirements as necessary
• Updating books and vendor contact details on Library Resource database
• Stock-taking and advising on supplies to be ordered
• Work closely with Facilities to maintain the environment to a satisfactory level
• Assist with building maintenance issues and requests, working with Facilities and Building Management
• Assist with postal needs and deliveries

Your Qualifications

• Ability to multitask in a fast-paced environment with a strong sense of urgency and professionalism
• Minimum of 2 years + experience within the Professional Services Industry in a similar role
• Fluency in French and English is essential
• Excellent attention to detail, superior organizational and time management skills
• Experience in travel management
• Proficiency in Photoshop/Bluebeam and InDesign is advantageous
• Knowledge of Workday & Salesforce a bonus
• Strong verbal and written communication skills
• Sensitivity to confidential projects and information
• High standards and quick to take accountability for your team and space
• Ability to understand and promote our culture 
• Curiosity to know more about your colleagues’ work and purpose
• Energetic and positive in all that you do
• Flexibility and a willingness to get involved in areas that might be outside your core responsibilities 
• Experience in interacting with all levels of staff
• Ability to anticipate needs and operate proactively
• Flexibility to work occasional overtime, versatility of tasks
• A sense of pride in delivering warm, first-class customer service
• Bachelors’ degree preferred
• Interest in growing within a global business

Life at Gensler

We encourage every person at Gensler to lead a healthy and balanced life. Our comprehensive benefits include mutuelle, prévoyance, and twice annual bonus opportunities. 

As part of the firm’s commitment to professional development, Gensler offers reimbursement for certain professional qualifications and associated renewals and exam fees. In addition, we reimburse tuition for certain eligible programmes or classes. We view our professional development programmes as strategic investments in our future.

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